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Una empresa debe contar con personal competente, para que toda documentación contable que se genere al interior y fuera de ella sea llevada de forma responsable, sistemática y organizada.   

Las siguientes son algunas características de un contador que permita que todo lo dicho anteriormente se cumpla a cabalidad:  

  • Honesto 
  • Ordenado 
  • Competente 
  • Capacitado constantemente 
  • Autocrítico 
  • Eficiente 
  • Líder 
  • Comprometido 
  • Apasionado por los números 

Un contador es el encargado de mantener la documentación contable actualizada y ordenada, sea de forma manual o digital, vislumbrando cumplir un sólo objetivo que es llevar a la empresa o negocio al más alto desempeño y mejor nivel de organización. 

La documentación contable es muy importante y es la evidencia fehaciente de toda la actividad financiera de una empresa o negocio a través de registros contables.  El contador es quién lidera el proceso de registro y de sustentar cada movimiento que realiza la empresa.  

Para ello resumimos ocho principales consejos para organizar tu documentación contable: 

  1. Crea tu política de archivo que incluya definiciones de archivo histórico, activo, pasivo, política de conservación de documentos. 
  1. Etiqueta cada carpeta y enuméralos de manera que sea identificable. 
  1. Archiva todo sustento que respalde la transacción, si hay comprobantes térmicos es mejor sacar una copia. 
  1. Apóyate en la tecnología y procura tener un archivo digital (usa nombres cortos) con el mismo orden de los archivos físicos. Las herramientas tecnológicas son las mejores aliadas y son necesarias para archivar todos los soportes de modo digital. 
  1. Crea archivos para los procesos contables más importantes anual y mensualmente. 
  1. Guarda toda evidencia tanto de los egresos como de los ingresos que la empresa procesa diariamente. 
  1. Organiza todos los recibos de servicios básicos y otros como pagos tributarios que tenga que pagarse cada mes. 
  1. Y finalmente, todo documento histórico debe tener su lugar propio, y lo más conveniente es tener un buen archivador para que puedas separar estratégicamente los documentos antiguos de los actuales. 

¿Ves cómo es fácil organizar tus documentos contables?, si necesitas de nuestra ayuda no dudes en contactarnos, el equipo de BPONE te brindará el apoyo para organizar de la mejor manera tus documentos.  

Autor:   

Ken Troya

Ejecutivo de Recaudo de Cartera Comercial 

PROFITLINE-BPO ECUADOR S.A. 

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